| QUÉ SE HACE |
QUIÉN LO HACE |
REGISTRO |
CÓMO LO HACE |
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Detectar las necesidades de contratación, registrarlas en el formato correspondiente y enviar. |
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- SECRETARIO DE DESPACHO
- DIRECTOR ADMINISTRATIVO
- DIRECTOR TECNICO
- Jefe de Oficina
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Secretarios de despacho, Director Administrativo, Director Técnico, Jefe de Oficina que tienen a cargo proyectos y/o contratación en cada Secretaría, deben establecer las necesidades de contratación para inversión y funcionamiento. Estas serán establecidas para cada año.
Posteriormente deben enviar, antes del 31 de Diciembre de cada año, mediante correo electrónico, dichas necesidades de contratación para la vigencia fiscal siguiente en el formato Plan Anual de Adquisiciones establecido por el Gobierno Nacional, al funcionario encargado de consolidarlos al interior de la Secretaría. |
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Consolidar y elaborar el PAA por Secretaría |
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- SECRETARIO DE DESPACHO
- DIRECTOR ADMINISTRATIVO
- DIRECTOR TECNICO
- Jefe de Oficina
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Secretarios de despacho, Director Administrativo, Director Técnico, Jefe de Oficina y demás funcionarios designados en cada Secretaría, deben consolidar en un solo archivo las necesidades de contratación de cada una de las dependencias.
Posteriormente deben remitir mediante correo electrónico al Secretario de Despacho el plan anual de adquisiciones de su Secretaría en el formato establecido por el Gobierno Nacional, antes del 5 de Enero de cada año para su aprobación. |
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Enviar el PAA al Grupo de Bienes y Servicios |
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Remitir mediante correo electrónico al grupo de Bienes y Servicios de la Secretaría de Servicios Administrativos el plan anual de adquisiciones de su Secretaría APROBADO por el Secretario de Despacho, en el formato establecido por el Gobierno Nacional, antes del 15 de Enero de cada año. |
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Recibir y consolidar el PAA de la Administración Central |
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- PROFESIONAL UNIVERSITARIO
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PAA de la Administración Central consolidado |
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El Profesional Universitario, debe consolidar en un solo archivo todos los Planes remitidos por cada Secretaría con un plazo máximo del 20 de Enero.
Si durante su consolidación se encuentra la necesidad de ajustar algún item, el plan completo se devolverá a la Secretaría que corresponde con los ajustes especificados. Este debe enviarse nuevamente al Grupo de Bienes y Servicios a mas tardar, tres (3) días hábiles después. |
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Cargar y publicar el PAA de la Administración Central |
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- PROFESIONAL UNIVERSITARIO
- AUXILIAR ADMINISTRATIVO
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El Profesional Universitario, ingresa a la página del SECOP a través de una contraseña previamente asignada y procede a cargar y publicar el PAA en dicha plataforma. Para esta publicación hay plazo hasta el 31 de Enero.
Adicionalmente se debe reportar a la Unidad de Gestión Tecnológica, para su publicación en la página web y se actualizara reportando las modificaciones durante los primeros 5 días de cada mes |
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Actualizar el PAA en cualquier momento del año |
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- SECRETARIO DE DESPACHO
- AUXILIAR ADMINISTRATIVO
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El funcionario designado en cada Secretaría, debe enviar al grupo de Bienes y Servicios el formato del PAA completo con las modificaciones requeridas, puntuales, resaltadas y aprobadas por el Secretario de Despacho: adición o eliminación de compras, cambio en cuantias, fechas, responsables, códigos, etc., mediante correo electronico.
Sin este requisito, NO se expedirán certificados, y este último formato completo con las modificaciones, debe conservarse como última versión en la Secretaría solicitante.
Si bien es cierto, no existe disposición normativa sobre el número de actualizaciones o modificaciones que debe sufrir el PAA por lo que se recomienda a los ordenadores del gasto que en cumplimiento del principio de planificación se programe las modificaciones al plan con el fin de no estar haciendo tantas modificaciones en la vigencia. |
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| Certificado del Plan de adquisiciones. Este formato debe ser diligenciado en Word por los funcionarios que soliciten el Certificado, incluyendo los datos que dicho formato solicite y que estén registrados en el Plan Anual de Adquisiciones -PAA-. |
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- certificado del plan anual de adquisiciones
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Si previamente debe actualizarse el PAA para generar el certificado, por favor envíe mediante correo electrónico los (2) dos documentos a la Oficina de Bienes y Servicios: El PAA (Excel) con las modificaciones señaladas y el Certificado en Word con los datos ya actualizados; Si no debe actualizarse el PAA para obtenerse el Certificado, solo envíe éste en Word con los datos que solicita el formato y desea certificar.
El Certificado oficial para utilizar, será devuelto al solicitante mediante correo electrónico en PDF en la siguiente jornada laboral.
De esta manera, la Oficina de Bienes y Servicios certifica la inclusión de las compras de bienes y servicios en el Plan de Anual de Adquisiciones -PAA- de la Administración Central Municipal, como requisito para los procesos precontractuales.
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